Система электронного документооборота – это важное преимущество торговли в интернете в сравнении с коммерческой деятельностью в реальной точке. Все новые пользователи, прошедшие регистрацию на сайте компании, должны подключиться к системе ЭДО.
Однако многих предпринимателей пугают новшества и нововведения. Им кажется, что виртуальный файлообменник – это ненадежная система, которую использовать опасно. Опасения бизнесменов вполне понятны. Чтобы развеять все сомнения, стоит детально разобраться в том, что представляет собой новый формат работы с отчетностью, на каких принципах он строится и что требуется от селлера для подключения к этой системе.
Бесплатный плагин для аналитики Wildberries и OZON
Браузерное расширение MPSTATS для Google Chrome, Opera и Яндекс Браузер.
Установить расширение
Что такое электронный документооборот
Система ЭДО – это альтернатива бумажной бухгалтерии. На официальном сайте любого маркетплейса есть специальная вкладка, через которую предприниматель может безопасно направить отчетность в Налоговую.
Примечательно, что в электронном варианте финансовая отчетность формируется в том формате, в котором ее нужно сдать в надзорный орган.
При этом такой акт обладает той же самой юридической силой, что и бумажный, так как бизнесмен заверяет его своей электронной подписью.
С помощью этого софта можно:
- создавать необходимые для работы финансовые ведомости, подтверждающие приобретение у поставщика или продажу клиенту тех или иных предметов;
- заверять бланки собственной электронной подписью, для получения которой совсем необязательно идти в Многофункциональный Центр или Налоговую инспекцию;
- отправлять отчетность, созданную в программе, по запросу организаций;
- создавать массовые рассылки партнерам как на территории Российской Федерации, так и за рубежом;
- получать накладные и прочие акты от бизнес-партнеров, курьеров, поставщиков, работников складских помещений;
- хранить документы в личном кабинете в виде архива и иметь возможность в любой момент обратиться к ним;
- находить любые акты, созданные за весь период сотрудничества с маркетплейсом для уточнения, предоставления надзорным органам или корректировки тех или иных сведений.
Для партнеров современных маркетплейсов подходят такие программы ведения документов, как:
- Программа “Контур Диадок”;
- ЭДО “Сфера” (ею пользуются не только продавцы, но и курьеры).
Сервис аналитики MPSTATS
Аналитика для маркетплейсов Wildberries, Яндекс Маркет и OZON. Эффективное управление продажами, рекламой, оптимизация карточки товара и работа с отзывами.
MPSTATS
Основные преимущества
Основными преимуществами электронного способа ведения коммерческой документации являются:
- оперативный обмен файлами между селлерами, клиентами и представительством компании;
- ускоренное процесса подписания документов, необходимых для курьерской доставки;
- возможность отправки файлов сторонним организациям, учреждениям и деловым партнерам;
- оперативное устранение ошибок в файлах без необходимости повторной их распечатки;
- отслеживать точное местонахождение файла внутри площадки виртуальной коммерции;
- такие файлы можно использовать в качестве вещественного доказательства в суде;
- направление финансовой отчетности в государственные надзорные органы.
Способы перехода
Существуют разные варианты подключения на ЭДО.
Например:
- Использовать простой прямой файловый обмен через программу F.Doc. Для перехода на новый формат работы с файлами с помощью этого способ селлерам не потребуется помощь посредников. Код, подтверждающий намерение гражданина подключиться к системе, приходит ему на мобильный телефон. Документооборот организуется посредством заключения соглашения с клиентом. Программа интегрируется с софтом 1С. Документы отправляются клиенту в виде ссылки. Он переходит по ней на виртуальный ресурс и подписывает их электронной подписью.
- Подключиться к программе автоматизации бизнес-процессов через оператора. В приоритет при таком варианте ставится безопасность, так как операторы используют защищенные каналы. В личном кабинете продавца есть подробная инструкция для совершения этого действия. При возникновении трудностей помощь партнеру окажут специалисты технической поддержки маркетплейса.
- Обратиться к одной из компаний, предоставляющей услуги по сопровождению перехода на современный формат ведения бухгалтерии. Тарифы и цены на такие услуги сравнительно невысоки, а качество их высокое.
Как работать с маркетплейсами через ЭДО
Работа на платформах виртуальной коммерции с использованием нового формата оформления документов включает в себя их приемку и отправку. Все операции совершаются прямо на сайте компании за считанные минуты, что позволяет экономить время на другие бизнес-процессы.
Для перехода нужно:
- Проанализировать условия работы маркетплейса. В зависимости от требований площадки, можно выбрать наиболее подходящую систему ведения документации. На каждой платформе есть свои нюансы, поэтому их необходимо учитывать.
- Оформить электронную подпись. Для этой цели можно обратиться в МФЦ, ил же использовать альтернативу – логин и пароль. Привязка файлов к логину и паролю селлера позволяет программе автоматически подставлять в документы персональные данные предпринимателя.
- Выбрать оператора. В программе есть список операторов, выбирать нужно из него. Добавление новых операторов не предусмотрено.
- Настроить подключение. Базовое условие для этого – пройти регистрацию в качестве селлера на официальном сайте компании.
- Пройти тестовый обмен файлами. Это необходимо для отработки механизма составления и отправки файлов.
Сложно представить себе коммерческую деятельность без ведения документации. Каждому бизнесмену знакомы накладные, ведомости, бланки, квитанции, чек, финансовые отчеты. Но если оформление и хранение документов торговой точки в реальном мире сопряжено с рядом трудностей, то система ЭДО Контур Диадок или ее аналоги помогут селлеру забыть о проблемах, связанных с документальной частью предпринимательской деятельности.
Не нужно бояться нововведений. Инновация призвана упростить жизнь предпринимателям, а не усложнить ее.
Тестовый период
Получи демо доступ ко всем преимуществам сервиса аналитики маркетплейсов MPSTATS совершенно бесплатно.
Оставить заявку
